Säljbudget per kund och säljare. Lagd i Excel, följd mot riktiga order från Monitor.
Förra årets siffror kommer förifyllda i Excel. Säljarna sätter målen kund för kund, sedan följer ni utfallet mot verklig orderingång, månad för månad.
Boka en genomgång- Excel att fylla i, inget nytt verktyg att lära sig
- Budgeten kontrolleras innan den läses in
- Utfall per kund, säljare och månad
- Varje säljare följer sitt eget utfall
Jan: 5,42M, Feb: 6,88M, Mar: 10,21M, Apr: 9,05M, Maj: 9,48M, Jun: 7,17M
Så ser budgetarbetet ut i de flesta tillverkande bolag
Det börjar i oktober. Någon plockar fram förra årets siffror ur Monitor, kund för kund, och skickar runt en fil. I mars ligger filen kvar i en mapp och ingenting har stämts av sedan dess.
- Förra årets försäljning plockas fram för hand ur Monitor, kund för kund
- Alla säljare får plus tio procent på fjolårets siffra, oavsett om kunden växer eller krymper
- Årsbudgeten delas på tolv, trots att juli aldrig ser ut som oktober
- Målen stannar i filen, så ingen säljare ser sin egen siffra utan att be om den
- När kvartalet är slut får någon plocka fram utfallet för hand igen, bara för att kunna jämföra
Problemet är inte Excel. Det är att budgeten ligger i en fil och utfallet i Monitor, och att de bara ställs mot varandra när någon flyttar siffror för hand.
Bolaget har en budget. Säljteamet behöver ett mål.
Det är två olika siffror, och de görs på olika sätt. Budgeten är det bolaget lovar styrelsen, och den är golvet för året. Målet är det säljteamet lovar varandra, och det ligger en bit ovanför golvet. Det låter som en detalj, men det är den som avgör om siffran betyder något när kvartalet börjar svikta.
En säljare som har varit med och satt sitt mål försvarar det i mars. Ett mål som kommer uppifrån blir bortförklarat. Det är därför filen fylls i per kund och per säljare, av dem som ska sälja. Siffran blir ett åtagande i stället för något som delats ut uppifrån.
Forskningen pekar åt samma håll. Edwin Locke och Gary Latham har visat att tydliga och utmanande mål höjer prestationen, och att effekten nästan försvinner utan regelbunden återkoppling. Ett årsmål för omsättningen är varken tydligt nog eller avstämt tillräckligt ofta. Ett mål per kund, avstämt varje månad, är båda delarna.
- Budgeten
- Bolagets löfte till styrelsen
- Ett tal som ska hålla. Det sätts uppifrån, det räknas om av ekonomiavdelningen, och det är golvet för året.
- Målet
- Säljteamets löfte till varandra
- Ett tal någon har varit med och satt, kund för kund. Det ligger en bit ovanför golvet, och det är det som stäms av.
Så läggs budgeten i Excel och följs upp i Enabi
Budgeten läggs där budgetar alltid har lagts. I Excel. Det är inget vi ber om ursäkt för, det är hela poängen.
Ett formulär vill ha ett svar i taget, i en bestämd ordning, från en person som är inloggad. Så går det inte till när nästa års siffror sätts. Då sitter ni tre framför samma skärm, hoppar mellan kunder, ändrar er och räknar om. Excel klarar det, och det är därför budgetarbetet alltid hamnar där till slut.
- 1
Filen kommer förifylld
Ni får en arbetsbok där förra årets försäljning per kund och per säljare redan står ifylld, hämtad från Monitor, så ingen behöver börja med ett tomt blad.
- 2
Ni jobbar i den i er egen takt
Offline, tillsammans, när det passar. De som ska bidra med siffror behöver ingen inloggning och inget konto. De behöver Excel, som de redan har.
- 3
Vi kontrollerar och läser in
Ni skickar tillbaka filen. Vi kontrollerar att den går ihop innan något läses in. Formatkrångel är vårt problem, inte ert.
- 4
Utfallet följs i Enabi
Från och med då jämförs verklig orderingång mot målet, varje månad. Filen behövs inte igen.
Behöver ni ändra er i februari skickar ni en rättad fil. Hela målåret ersätts. Inga dubbletter, inget att slå ihop.
Vad ni kan sätta mål på
- Per säljare
- Ett årsmål per person. Några rader, snabbt gjort.
- Per kund och säljare
- Ett mål för varje kund. Mer arbete, och den enda nivån där ni ser vilken kund som halkar efter.
- Namngivna prospekt
- De affärer ni redan vet att ni ska jaga nästa år.
- Nyförsäljning utan namn
- En rad per säljare för det som ska komma in, utan att ni behöver låtsas veta varifrån.
- Månadsfördelning
- Årsmålet fördelas efter er egen budgetkurva. Juli ser ut som juli.
Ni väljer en nivå per målår, antingen per säljare eller per kund och säljare. Den gäller hela bolaget det året.
Uppföljningen bygger på riktiga order, inte prognoser
Rapporten heter Försäljningsmål. Där ser ni försäljningen i år, samma period förra året, skillnaden mellan dem och målet. Per kund och per säljare.
Siffran ni jämför mot är faktisk orderingång från Monitor, inte en prognos som någon har lagt in för hand eller en sannolikhet i en pipeline. Det är order som är lagda.
Ingenting behöver uppdateras. Ni öppnar rapporten, och siffrorna är dagsfärska.
| Halmstad Pressgjuteri ABHP 4 | — | — | — | 340 000 | −340 000 |
| Vretens Industriservice ABVI 16 | 31 500 | 284 200 | −252 700 | 362 000 | −330 500 |
| Lindqvist Manufacturing ABLM 8 | 112 400 | 68 900 | +43 500 | 425 000 | −312 600 |
| Eriksson Verkstad ABEV 16 | 296 800 | 143 250 | +153 550 | 575 000 | −278 200 |
| Nordbo Marin & Industri ABNM 22 | 241 600 | 542 900 | −301 300 | 480 000 | −238 400 |
| Kvarnby Automation ABKA 9 | 794 300 | 236 700 | +557 600 | 1 000 000 | −205 700 |
| Totalt | 48 214 900 | 42 106 480 | +6 108 420 | 50 500 000 | −2 285 100 |
Varje kund med sitt mål, sitt utfall och skillnaden mot både föregående år och målet. Sorterat på den kund som ligger längst efter.
Jan: 5,42M, Feb: 6,88M, Mar: 10,21M, Apr: 9,05M, Maj: 9,48M, Jun: 7,17M
Utfallet mot målet varje månad, fördelat efter er egen budgetkurva. Juli ser ut som juli.
Samma siffra per person. Det svarta strecket är målet för samma period, så ni ser vem som ligger över och vem som ligger under.
Vilken sorts kund som bär året, och vilken sort som halkar efter.
Om tillväxten kommer från A-kunderna eller någon annanstans ifrån.
Se hur ABC och potential sätts per kundMånadsmötet handlar om åtgärder, inte om siffror
Siffrorna är redan lästa när mötet börjar. Rapporten är öppen och alla ser samma bild. Det som återstår är frågan varje säljare har svarat på i förväg: var ligger jag efter, och vad gör jag åt det.
- 1
Före mötet
Varje säljare öppnar rapporten filtrerad på sig själv. Avvikelserna per kund är sorterade. Till varje avvikelse hör en åtgärd med datum, inlagd som aktivitet i Enabi.
- 2
I mötet
Fem minuter per säljare. Här ligger jag efter, det här gör jag, det här behöver jag hjälp med. Teamet hör åtagandet. Säljledaren går inte igenom utfallet, säljaren presenterar sin plan.
- 3
Efter mötet
Åtgärderna följs i veckomötet som vilka aktiviteter som helst. Nästa månad öppnas rapporten igen och frågan är om avvikelsen rörde sig. Samtalet om varför en enskild kund halkar efter tas i 1:1, inte i gruppen.
| Kund | Mot mål | Åtgärd | Ansvarig, klart |
|---|---|---|---|
| Vretens Industriservice | −340 000 | Ringer inköpschefen om volymen för Q4, bokar besök vecka 41. | Mikael Fors3 okt |
| Eriksson Verkstad | −180 000 | Offerten på nya serien gick ut utan samtal. Ringer upp före fredag. | Anna Lundgren27 sep |
| Nyförsäljning utan namn | −410 000 | Två av fem planerade nykundsmöten bokade. Tre samtal per dag fram till vecka 42. | Johan Ek10 okt |
| Lindqvist Manufacturing | +95 000 | Ligger före. Ingen åtgärd, följer leveransplanen. | Petra Sjödin |
Orderingången är facit, och den går inte att påverka i mötesrummet. Aktiviteterna nästa vecka går att påverka. Därför handlar mötet om dem.
Ett årsmål säger vart ni ska. Månadsmötet översätter avvikelsen mot målet till åtgärder med datum. Veckomötet följer att åtgärderna blir gjorda. Säljbudgeten är första nivån, och utan den finns ingen avvikelse att agera på.
Se hur aktiviteterna följs upp
För vem passar detta
- Säljledare som lägger budgeten själva, utan en controller som gör det åt dem
- Bolag med återkommande kunder, där nästa års affärer till stor del finns hos de kunder de redan säljer till
- Team där säljarna ska vara med och sätta sina egna mål
- Bolag som kör Monitor, så att utfallet finns att jämföra mot
Bra att veta
Målen sätts inte i Enabi. Vi tar fram filen, ni fyller i den, vi läser in den.
Se hur det ser ut med era egna siffror
Vi visar rapporten med riktiga data. Inte slides.
Boka en genomgång